KPI:er och Mätetal - Strategier för framgång och förbättring

‍KPI:er - Mätetal: Vad är skillnaden?

KPI (Key Performance Indicators) och mätetal används ofta i samma kontext, men de fyller olika syften:

• KPI:er: Är specifika, mätbara värden som speglar hur väl en organisation presterar mot sina strategiska mål. De är ofta övergripande och riktar sig mot långsiktiga resultat, såsom medlemsretention, kundnöjdhet eller försäljningstillväxt.
• Mätetal: Är mer detaljerade data som används för att följa upp specifika aktiviteter eller processer. De är ofta kortsiktiga och används för att övervaka och justera specifika delar av en organisation, såsom antalet besökare på en webbplats, öppningsfrekvensen av e-post eller genomförda utbildningar.

‍Varför ska man mäta?

Att mäta är avgörande för att kunna fatta framåtlutade beslut och förbättra verksamheten. Utan mätetal och KPIer skulle organisationer sakna insikt i hur väl de presterar och vad som behöver förbättras. Att mäta gör det också möjligt att identifiera problemområden tidigt, vilket ger möjlighet att agera innan små problem blir stora utmaningar.

‍

‍Vilka mätetal ska användas när?

Valet av mätetal beror på organisationens specifika mål och var i processen man befinner sig:

• Besökare: För aktiviteter i tidiga stadier, som SEO, sociala medier och annonsering, är det viktigt att mäta engagemang. Här är målet att besökaren ska bli en kontakt i CRM-systemet och förhoppningsvis i ett nästa steg ansöka om medlemskap.
• Potentiell medlem: När en kontakt har visat intresse är det viktigt att mäta hur denna kontakt interagerar med olika aktiviteter i ett så kallat "nurtureflöde". Målet är att förflytta kontakten vidare i processen och omvandla dem till en betalande medlem.
• Betalande medlem: Här är det viktigt att mäta och segmentera baserat på olika parametrar som betalningssätt, demografi eller avgiftsnivå. Detta hjälper till att optimera och personalisera medlemmens upplevelse.‍

‍

5 kriterier för bra KPI:er och mätetal

Att välja rätt KPI:er och mätetal är avgörande för att de ska ge ett önskat resultat. Här är fem kriterier som kan hjälpa:

1. Relevant och hög effekt på övergripande mål: KPI:er bör vara direkt kopplade till de strategiska målen.
2. Lätta att förstå: Det ska vara tydligt för alla i organisationen vad KPI:er mäter och varför de är viktiga.
3. Balanserat: KPI:er bör ge en övergripande bild av organisationens hälsa, inte bara fokusera på en del.
4. Återkommande och tidsrelaterad: KPI:er bör mätas regelbundet för att följa utvecklingen över tid.
5. Leder till rätt motivationer: De bör uppmuntra beteenden som är i linje med organisationens mål.

5 kriterier för bra arbete med indikatorer

För att säkerställa att arbetet med mätetal och indikatorer är effektivt bör man titta på följande kriterier:

1. Beslut om vilka indikatorer att mäta: Välj indikatorer som är relevanta för organisationens mål.
2. Mät indikatorerna: Implementera system för regelbunden mätning och uppföljning.
3. Lägg tid på rapporter och dashboards: Visualisera data för att göra den lätt att förstå och använda i beslutsfattande.
4. Våga testa hypoteser: Använd data för att testa och validera olika strategier.
5. Sätt kvalitativa förväntningar och relatera till historisk data: Sätt mål baserat på realistiska förväntningar och tidigare resultat.

‍

‍Var börjar man? Eller vad är ett nästa steg om man redan försökt att implementera, utveckla och förbättra arbetet kring olika mätningar?

Ett sätt är att skapa en form av mognadsgradering. Att förstå och mäta mognadsgraden i hur en organisation arbetar med KPI:er och mätetal är avgörande för att säkerställa att den rör sig i rätt riktning. Mognadstrappan kan användas som ett verktyg för att bedöma var organisationen befinner sig och vad nästa steg i utvecklingen bör vara.

Här är ett förslag på en mognadsgradering som kan användas för att identifiera kritiska processer, skapa verktyg och medvetandegöra vad man kan utveckla med mera. Exempelvis om man inte använder mätetal. Vad behöver man aktivera och skapa för att komma till steg 2?

Mognadsgraden kan beskrivas som:

• Steg 1: Använder inte mätetal – ingen mätning eller uppföljning sker.
• Steg 2: Förståelse för användningsområdet – enstaka strategier och en grundläggande förståelse finns.
• Steg 3: Använder mätetal – organisationen börjar använda mätetal och följer upp trender.
• Steg 4: Använder analyser – systematiska justeringar och optimeringar baserade på analyser görs.
• Steg 5: Prediktivt arbete – data och insikter integreras för att genomföra prediktiva analyser och fatta proaktiva beslut.

‍

Praktiskt stöd för att nå framgång

Att arbeta med KPI:er och mätetal kräver mer än att bara veta vad som ska mätas – det handlar om att förvandla analys till handling. Det kan verka enkelt att samla siffror, analysera och följa upp, men det är många som kämpar med att enas om vilka siffror som ska användas, när de ska tas fram och vad som ska presenteras. Ofta stannar arbetet där. För att få igång processen och skapa verkliga insikter kan det vara värdefullt att ta in ett bollplank som hjälper till att bedöma mognadsgraden, identifiera rätt verktyg och strukturera arbetet kring uppföljning.

Jag hoppas att dessa tips kan hjälpa dig för ett vidare arbete inom KPI:er och mätetal! Om ni vill bolla tankar, ställa frågor, tvecka inte att höra av dig!

/Marie Nilsson